VERENIGING OUD-MEDEWERKERS KPN
REGIO DEN HAAG
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
(aangepaste versie door ALV 16 september 2021)
ARTIKEL 1
VAN HET LIDMAATSCHAP
- Personen die volgens de statuten lid zijn geworden, worden na betaling van de verschuldigde contributie ingeschreven als lid.
ARTIKEL 2
VAN DE GELDMIDDELEN
- Betaling van de verschuldigde contributie geschiedt (bij voorkeur) per automatische incasso. Vanaf 16 april 2009 is het voor nieuwe leden alleen mogelijk contributie te betalen door middel van automatische incasso.
- Men is verplicht voor 31 januari van het verenigingsjaar aan zijn geldelijke verplichtingen te hebben voldaan. Leden die hier niet aan voldoen worden uitgesloten van deelname aan verenigingsactiviteiten.
- Gewone leden, partnerleden, buitengewone leden en leden van verdienste die op 1 februari van het verenigingsjaar hun contributie nog niet hebben betaald, ontvangen in de eerste helft van februari van de penningmeester éénmaal een aanmaning. Heeft men op 1 maart van dat verenigingsjaar nog niet betaald dan stopt toezending van ons verenigingsorgaan of andere mededelingen.
- Tijdens de algemene ledenvergadering die steeds binnen zes maanden na afsluiten van het boekjaar wordt gehouden, wordt de contributie vastgesteld, zowel voor gewone leden als voor partnerleden, buitengewone leden en leden van verdienste. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.
- Leden die zich in of na de maand november voor het lidmaatschap aanmelden en hun contributie voor het volgende jaar betalen, worden voor het lopende jaar kosteloos lid van de vereniging.
ARTIKEL 3
VAN HET BESTUUR
- Bestuursleden worden gekozen voor een termijn van drie jaren. Het aantal malen dat een bestuurslid aaneengesloten kan worden herkozen bedraagt maximaal twee.
1a. Als in de uitzonderlijke situatie er geen opvolging kan worden gevonden, is het mogelijk een bestuurslid alsnog voor een vierde termijn te kunnen herkiezen met instemming van de ALV. - Het bestuur kan zich laten bijstaan door commissies en/of personen, aangesteld met een speciaal doel.
- Op de convocatie voor de jaarvergadering wordt vermeld, welke zittende bestuursleden aan de beurt zijn volgens het aftreedschema af te treden, welke zich herkiesbaar stellen en in welke functie zij zulks doen. Voor eventuele vacante functies kunnen op eerder genoemde convocatie door zowel leden als van bestuurswege kandidaten worden voorgesteld.
- De voorzitter leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen. Hij is belast met de leiding van de vereniging en verantwoordelijk voor het doen uitvoeren van besluiten van de bestuurs- en/of ledenvergaderingen.
- De secretaris verricht de volgende werkzaamheden:
- hij voert namens het bestuur de correspondentie van de vereniging en houdt een kopie van de daarvoor in aanmerking komende documenten;
- hij is verantwoordelijk voor de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
- hij roept de leden op voor de algemene ledenvergaderingen en nodigt ze uit voor andere bijeenkomsten;
- hij heeft het beheer van het archief van de vereniging houdende stukken en bescheiden, welke de vereniging betreffen. Overige stukken en bescheiden kunnen, nadat de wettelijke bewaringstermijn is verstreken, worden vernietigd.
- De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en houdt er boek van. Hij is uitsluitend bevoegd uitgaven te doen die het gevolg zijn van besluiten van de bestuurs- of ledenvergaderingen. Hij is uit dien hoofde bevoegd om schriftelijke overeenkomsten te tekenen. Hij stelt, in overleg met de overige bestuursleden, ten behoeve van de jaarvergadering, een begroting van de baten en lasten voor het komende verenigingsjaar samen. Hij neemt met betrekking tot de kasbescheiden de wettelijke bewaringstermijn in acht en verleent aan de leden van de nader te noemen kascontrolecommissie bij hun controle van zijn beheer en boekhouding de nodige medewerking.
- Eén van de bestuursleden, in principe de secretaris, is belast met de ledenadministratie. Hij houdt nauwkeurig bij op welke datum het lidmaatschap is ingegaan en of de ingeschrevene een gewoon lid, een partnerlid, buitengewoon lid of een erelid of lid van verdienste is. Ook wijzigingen in het soort lidmaatschap, bij overlijden van een gewoon lid of buitengewoon lid kan dit soort lidmaatschap overgaan op het partnerlid, worden nauwgezet bijgehouden.
- Eén der bestuursleden is de eindredacteur van het verenigingsblad. Hij wordt terzijde gestaan door een door het bestuur te benoemen redactie. De voorzitter van de vereniging treedt bij ontstentenis van de eindredacteur op als deze.
- Eén der bestuursleden treedt op als voorzitter van de activiteitencommissie en doet hiervan verslag in de reguliere bestuursvergaderingen.
ARTIKEL 4
VAN DE BESTUURSVERGADERINGEN
- Het bestuur vergadert zo vaak als nodig is, doch minstens zes maal per jaar.
- Door of namens de voorzitter worden de bestuursleden minstens een week van te voren opgeroepen.
- Deze oproep bevat tevens een agenda met de te behandelen onderwerpen.
- De bestuursvergaderingen zijn in principe voor de leden openbaar, behalve wanneer anders wordt besloten.
- De voorzitter is gehouden binnen vier weken te voldoen aan een schriftelijk verzoek van tenminste drie bestuursleden om een vergadering te beleggen. Wordt aan dit verzoek niet voldaan, dan kunnen de verzoekers, met inachtneming van het gestelde in punt 2 van dit artikel, tot bijeenroeping overgaan.
ARTIKEL 5
VAN DE COMMISSIES
- Commissies kunnen ingesteld worden, zowel door het bestuur als door de algemene ledenvergadering. Afhankelijk door wie de commissie is ingesteld is zij ook verantwoording schuldig aan het bestuur of aan de algemene ledenvergadering.
- Bestuursleden hebben toegang tot alle commissievergaderingen.
- Commissies kunnen tijdelijk of permanent ingesteld worden, afhankelijk van de aard van het onderwerp. Dit wordt bij het instellen aangegeven.
- De instelling van een permanent functionerende commissie behoeft de goedkeuring van de algemene ledenvergadering. Het bestuur benoemt en ontslaat de leden.
- Bij een vacature in een permanent ingestelde commissie benoemt het bestuur een nieuw lid, op voordracht van de commissie.
- Indien de activiteiten van een commissie financiële consequenties voor de vereniging hebben of kunnen hebben is zij verplicht bij het bestuur een begroting in te dienen, tenzij het bestuur aan de commissie delegatie van bevoegdheden heeft toegekend.
- Commissies, ingesteld voor onbeperkte duur, dienen, op verzoek van het bestuur, een afschrift van hun notulen te zenden aan het bestuur.
ARTIKEL 6
PROCEDURE TOE- EN AFWIJZINGEN DEELNAME REIZEN
- Leden hebben altijd voorrang bij toewijzingen. Dat betekent dat niet-leden slechts in aanmerking komen, wanneer er (onverwacht) plaatsen over zijn.
- Direct na de sluitingsdatum vindt de indeling plaats.
- Hierbij komen eerst die leden in aanmerking, die bij een eerdere aanmelding moesten worden afgewezen.
- Daarna worden de overige plaatsen aangevuld, waarbij bij overboeking wordt geloot.
- De leden, die afvallen zijn bij een volgende inschrijving dus met voorrang aan de beurt.
- Inschrijvingen die na de sluitingsdatum binnenkomen, kunnen dus alleen nog worden gehonoreerd wanneer er plaatsen over zijn.
- De indeling vindt dus niet plaats op volgorde van binnenkomst van de aanmelding, maar vindt plaats na de sluitingsdatum.
ARTIKEL 7
SLOTBEPALING
In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, handelt en beslist het bestuur naar beste vermogen.